Privacyverklaring

Persoonsgegevens en privacy

De HvA vindt het belangrijk dat jouw persoonsgegevens zorgvuldig worden verwerkt. Uit respect voor ieders privacy willen wij alle betrokkenen hierover duidelijk informeren. Daarbij houden wij ons aan de wet- en regelgeving. Jouw persoonsgegevens worden beschermd volgens de eisen van de AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Privacyverklaring

Vragen en antwoorden over de verwerking van jouw persoonsgegevens en jouw rechten volgens de AVG.

1. Wat zijn persoonsgegevens?
2. Welke gegevens verwerkt de HvA?
3. Wanneer mag de HvA persoonsgegevens verwerken?
4. Welk doel dient de verwerking van persoonsgegevens?
5. Welke wetten gelden er naast de AVG?
6. Ontvangen derden persoonsgegevens?
7. Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?
8. Welke beveiligingsmaatregelen treft HvA?
9. Wat zijn jouw rechten?
10. Vragen over privacy?
11. Wil je een klacht melden?

1. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die verwijzen naar een persoon. Dat kan een naam, een adres of een telefoonnummer zijn. Maar ook informatie over studieresultaten (zoals in het Studenten Informatie Systeem (hierna: het SIS)) is een persoonsgegeven.

Onder welke wetgeving valt de verwerking van persoonsgegevens?

De HvA verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden en heeft daarbij te maken met verschillende wet- en regelgeving. Zo houdt de HvA zich ook aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Daarnaast gelden andere aspecten van wet- en regelgeving die met de bescherming van persoonsgegevens te maken hebben, zoals een bewaarplicht. Ook hier houdt de HvA zich aan.

Van wie verzamelt de HvA persoonsgegevens?

De HvA verwerkt privacygevoelige gegevens van bijvoorbeeld studenten, medewerkers en sommige dienstverleners. Ons streven is om misbruik van deze gegevens te voorkomen. Hoe doen we dat? Zie voor meer informatie de tekst onder ‘Welke beveiligingsmaatregelen treft de HvA?’.

2. Welke gegevens verwerkt de HvA?

Om haar taken goed uit te voeren verwerkt de HvA (mogelijk) de volgende gegevens:

Algemene persoonsgegevens

•    voor- en achternaam
•    geslacht
•    geboortedatum
•    geboorteplaats
•    adresgegevens
•    beeldmateriaal (bijvoorbeeld foto’s)
•    telefoonnummer
•    e-mailadres
•    bankrekeningnummer
•    studentnummer
•    correspondentienummer OC&W
•    burgerservicenummer (BSN)
•    kopie identiteitsbewijs
•    verzekeringsgegevens
•    studiegegevens en studievoortganggegevens
•    informatie die je zelf verstrekt
•    gezondheidsgegevens die nodig zijn voor een goede begeleiding van studenten en medewerkers
•    informatie van contactpersonen, mantelzorgers en/of bewindvoerders
•    persoonsgegevens die wettelijk verplicht zijn om te verstrekken op basis van specifieke wetgeving, zoals de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek

Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens zijn extra gevoelig. Denk dan aan bijvoorbeeld gezondheidsgegevens. Deze bijzondere persoonsgegevens worden alleen geregistreerd als dit noodzakelijk is voor een goede begeleiding van studenten en medewerkers. En natuurlijk alleen wanneer dit strikt noodzakelijk is.

3. Wanneer mag de HvA persoonsgegevens verwerken?

Om jouw gegevens te mogen verwerken is er op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) een grondslag nodig. Hieronder is te lezen welke grondslagen bestaan:

•    toestemming
•    vitaal belang
•    wettelijke verplichting
•    algemeen belang
•    noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst
•    gerechtvaardigd belang

In sommige gevallen heeft de HvA jouw toestemming nodig voor het verwerken van jouw persoonsgegevens. Een voorbeeld waarbij wij op grond van jouw toestemming jouw gegevens verwerken is voor het meedoen aan onderzoek. Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken. 

Er zijn ook gevallen waarbij de HvA gebruik kan maken van een andere grondslag. Denk hierbij aan:

•    De verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van een (studie)overeenkomst.
•    De verwerking is noodzakelijk om jouw vitale belang (in het kader van gezondheid) of dat van een ander te beschermen.
•    De verwerking is noodzakelijk omdat er sprake is van een aan de HvA opgedragen wettelijke taak, zoals het geven van onderwijs en de uitgifte van diploma’s.

4. Welk doel dient de verwerking van persoonsgegevens?

De HvA verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van onderwijsactiviteiten, bedrijfsvoering en onderzoek, waaronder:

•    Inschrijving voor een opleiding of cursus, of aanstelling als medewerker.
•    Verwerking van studieresultaten, studievoortgang en daaraan gerelateerde informatie.
•    Uitvoering en verbetering van dienstverlening aan studiekiezers, studenten, medewerkers en alumni.
•    Nadere informatievoorziening over diverse onderwerpen die de HvA, studiekeuze, studie, alumni of werk betreffen.
•    Het houden van verkiezingen.
•    Werving en selectie.
•    Beveiliging en verbetering van onze websites.
•    Wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.
•    Het functioneren van de medewerkers.
•    Interne adresboeken voor het kunnen contacteren van betrokkenen.
•    Financiële gegevens ter verwerking van de salarisadministratie.
•    Inzet cameratoezicht voor beveiligingsdoeleinden, gebaseerd op het Reglement Cameratoezicht van de HvA.
•    Een wettelijke verplichting.
•    Voor de bedrijfsvoering en kwaliteitsverbetering van de diensteverlening.
•    Het beantwoorden of afhandelen van informatieverzoeken of klachten.

5. Welke wetten gelden er naast de AVG?

De HvA houdt zich vanzelfsprekend aan wet- en regelgeving die betrekking hebben op privacy en informatiebeveiliging, zoals: 

•    Grondwet
•    Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming
•    Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek
•    arbeidswetgeving en CAO
•    Archiefwet
•    Telecommunicatiewet (Tw)
•    Auteurswet
•    Gedragscodes

6. Ontvangen derden persoonsgegevens?

De HvA verstrekt persoonsgegevens aan anderen enkel met jouw toestemming of omdat de HvA op grond van een wettelijke plicht dit zou moeten doen. De HvA verwerkt persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden.

Doorgifte persoonsgegevens buiten de Europese Economische ruimte (EER)

Er vindt geen doorgifte van Persoonsgegevens buiten de EER plaats, tenzij:

1. Het derde land, gebied, welbepaalde sector in een derde land, of de internationale organisatie in kwestie volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau biedt. Als passend beschermingsniveau hanteert de HvA de algemene lijst van landen met een passend beschermingsniveau, welke gepubliceerd is door de Europese Commissie.
2. Doorgifte vindt plaats op basis van passende waarborgen zoals omschreven in de AVG. Daarbij maakt de HvA gebruik van de Standard Contractual Clauses zoals vastgesteld door de Europese Commissie en aanvullende beveiligingsmaatregelen, die per voorgenomen doorgifte (opnieuw) worden beoordeeld.
3. Doorgifte vindt plaats op basis van één van de uitzonderingen zoals omschreven in de AVG.

7. Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Jouw persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is. De HvA volgt daarbij de wettelijke verplichtingen, en voor zover het niet in een wet geregeld is, de Selectielijst Hogescholen van de Vereniging Hogescholen. Heeft de HvA de gegevens niet meer nodig? Dan verwijdert de organisatie ze.

8. Welke beveiligingsmaatregelen treft HvA?

Voor het veilig verwerken van persoonsgegevens, neemt de HvA passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die ongewenste handelingen van persoonsgegevens kan voorkomen.

Wij zijn verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens. Dit betekent onder meer dat we:

• Vertrouwelijk met alle persoonsgegevens omgaan. We zorgen ervoor dat alleen toegewezen personen op basis van functie en/of geldige opdracht erbij kunnen.
• Goede beveiligingsmaatregelen hebben genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, oneerlijke toegang en diefstal. Zo beveiligen we de computers en netwerken volgens nationale standaarden en houden we onze locaties veilig. Papieren gegevens gaan in afgesloten dossierkasten en/of worden weggegooid in afgesloten papiercontainers. Onze medewerkers laten geen gegevens liggen en verzamelen geen overbodige gegevens.
• Gegevens verwijderen als we deze niet meer nodig hebben. Zo blijft er niet onnodig lang informatie over jou beschikbaar. 

Wij gebruiken persoonsgegevens omdat het nodig is voor het geven van onderwijs, het doen van onderzoek en i.v.m. de bedrijfsvoering van de HvA.

9. Wat zijn jouw rechten?

Op grond van de AVG heb je een achttal rechten:

1. Het recht op informatie
   Betrokkenen hebben het recht op duidelijke informatie over wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. De HvA zal moeten informeren welke persoonsgegevens er worden verwerkt, waarom de organisatie dat doet, of de HvA jouw gegevens deelt met andere organisaties en zo ja, aan welke. 
2. Het recht op inzage 
   Dat is het recht van betrokkenen om bijvoorbeeld een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die de organisatie van hen verwerkt, met als doel meer grip te verkrijgen op de verwerking van eigen persoonsgegevens.
3. Het recht op rectificatie 
   Het recht om de verwerkte persoonsgegevens te laten wijzigen indien dat nodig is, omdat het onder andere onjuiste persoonsgegevens betreft. Ook kan het zijn dat (persoons)gegevens moeten worden aangevuld. 
4. Het recht op gegevenswissing
   Mensen hebben het recht om ‘vergeten’ te worden. Maar vaak kunnen niet alle persoonsgegevens gewist worden. Bijvoorbeeld als er een wettelijke plicht bestaat om jouw persoonsgegevens wel te gebruiken of een bepaalde tijd te bewaren. Maar wanneer geldt het recht op gegevenswissing dan wel? Een reden hiervoor kan zijn dat de persoonsgegevens niet meer nodig zijn, de toestemming van de betrokkene is ingetrokken, de betrokkene maakt bezwaar tegen het gebruik van zijn persoonsgegevens (zie ook het recht op bezwaar), de persoonsgegevens zonder wettelijke grondslag worden verwerkt en/of de wettelijke bewaartermijn verlopen is.
5. Het recht op beperking van de verwerking 
   Het recht om minder persoonsgegevens te laten verwerken. Ook hier zijn verschillende situaties denkbaar, zoals: de persoonsgegevens zijn mogelijk onjuist, de verwerking is onrechtmatig, de persoonsgegevens zijn niet meer nodig en/of een betrokkene maakt bezwaar. 
6. Het recht op bezwaar
   Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. Bijvoorbeeld: een betrokkene van de HvA heeft meegedaan aan een onderzoek en komt er later achter dat een bekende van hem/haar als onderzoeker bij die organisatie werkt en heeft dan liever niet dat de onderzoeksgegevens worden gebruikt.
7. Het recht op overdraagbaarheid van gegevens
   Het recht om persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij. Studenten kunnen vragen om eigen persoonsgegevens over te dragen als zij hun studieovereenkomst met de HvA willen beëindigen. Vervolgens kunnen zij makkelijk deze gegevens (laten) doorgeven aan een andere onderwijsinstelling.
8. Het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming
   Het recht op een menselijke blik bij besluiten. Sommige organisaties nemen een besluit op basis van automatisch verwerkte (persoons)gegevens. De AVG geeft betrokkenen het recht op een menselijke blik bij besluiten die over hen gaan. Bijvoorbeeld: een sollicitant die bij de HvA heeft gesolliciteerd, heeft het recht dat zijn/haar sollicitatie wordt beoordeeld met een menselijke blik en niet door een verwerking van de sollicitatie via het internet zonder menselijke tussenkomst. 

Een beroep doen op één van deze 8 rechten

Je kunt dus op grond van de AVG een verzoek indienen bij de HvA om een beroep te doen op één van deze rechten. Jouw verzoek kun je sturen naar:

Hogeschool van Amsterdam
t.n.v. het Centrale Privacy Office
Muller-Lulofshuis
Wibautstraat 5a
1091 GH Amsterdam

Of stuur een e-mail naar avg@hva.nl.

In beginsel krijg je binnen één maand antwoord op jouw verzoek. In uitzonderlijke gevallen kan de HvA deze termijn met twee maanden verlengen. Je ontvangt hierover dan een bericht. 

10. Vragen over privacy?

Voor vragen over een AVG-onderwerp kun je terecht bij het Centrale Privacy Team. van de HvA via avg@hva.nl.

Je kunt ook de Functionaris Gegevensbescherming van de HvA een bericht sturen via functionarisgegevensbescherming@hva.nl.

11. Wil je een klacht melden?

Ben je niet tevreden over hoe de HvA omgaat met jouw persoonsgegevens? Bespreek dit dan altijd met jouw SLB-docent of jouw leidinggevende. Nemen zij jouw zorgen niet weg? Meld dit dan bij de Functionaris Gegevensbescherming.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens(opent in nieuw venster).