Van kennis uit het verleden naar toekomstig handelen

Wat is Learning History?

Een Learning History is een onderzoeksmethode die meerdere functielagen de ruimte biedt om gezamenlijk te reflecteren en met elkaar betekenis te geven aan het verleden. Volgens Roelofs (2011) is een LH een gezamenlijk leerproces waarin betrokkenen binnen een veranderingstraject, project of programma een verandering of reeks veranderingen reconstrueren met als doel er gezamenlijk wijzer van te worden. De gezamenlijke reconstructie leidt tot een verhaal gevuld met allerlei expliciete leerervaringen (ieder bezien vanuit de eigen context). De begeleider koppelt dat verhaal terug aan de deelnemers en bespreekt het met hen. Deze confrontatie leidt tot nieuwe inzichten in de eigen zienswijze en die van een ander. Dit zet de deelnemers aan tot een gezamenlijke reflectie. De explicitering van beelden vergemakkelijkt de overdracht van de geleerde lessen naar collega’s in een andere context (i.e. project of programma). In de bijeenkomsten of workshops bespreken de deelnemers de belangrijkste citaten, thema’s en patronen uit de verschillende verhalen. Daarmee is deze methode uitermate geschikt om zaken uit de onderstroom bloot te leggen, die bij andere onderzoeksmethodes veelal onbesproken blijft.

Wat zijn de opvallende patronen in het Gebieds Gericht Werken?

Door met de vijf veranderbrillen van Boonstra (2000): beleid, macht, cultuur, structuur en psychologisch naar de opvallende citaten en thema’s uit de verhalen te kijken, kwamen vier dominante thema’s naar voren: ketensamenwerking, budgetten, werkwijzen en bevoegdheden. Bij de ketensamenwerking, viel op dat vraagstukken steeds meer multidisciplinair worden en dat een open samenwerking tussen de bestuurlijke zijde en de ambtelijke zijde daarbij bevorderlijk werkt. Voor het slagen van het GGW is het belangrijk om de regie en het vertrouwen te geven aan de partijen die er verantwoordelijk voor zijn, inclusief de bewoners. Budgetten die voor meerdere doelen aangewend konden worden (interne beleidsdoelen, maar ook externe doelen o.a. gesteld door bewoners), hadden een positieve uitwerking. Een belemmering bleek te zijn dat afzonderlijke budgetten niet onderling uitgewisseld konden worden. Bij de bevoegdheden bleek dat onduidelijke communicatie richting de bewoners over de taken, verantwoordelijkheden, rollen en bevoegdheden leidde tot tegenstrijdige verwachtingen, onbegrip, verwarring en andere negatieve gevoelens. Zo beëindigde de gemeente bijvoorbeeld plotseling het inspraakproces met bewoners. Het patroon bij de werkwijzen was dat ambtenaren gewend zijn om planmatig te werken, omdat de (verander)opdracht of het project formeel goedgekeurd moet worden door de top. De verplichting om je gedegen te verantwoorden zorgde ervoor dat het voor medewerkers veiliger was om zich in een vroeg stadium op het plan te concentreren, in plaats van met bewoners in contact te treden en het plan voor het gebied te bespreken. Dit riep weerstand bij bewoners op omdat zij dit gedrag van de projectleider/gebiedsmanager interpreteren als het nastreven van de eigen belangen en besluitvorming zonder inspraak van bewoners.

Hoe leer je learning history?

In twee interactieve workshops van ieder twee uur heb ik de methodische kennis van learning histories (LH) aan de organisatieadviseurs van de gemeente Amsterdam overgedragen. Met hen besprak ik de volgende vragen:

Wat is een LH? Hoe zien de stappen eruit? Welke ontwerpkeuzes kan je maken? Hoe denk je te werk te gaan met een LH? Welke aanvullende randvoorwaarden zijn er nodig? En wat is er nodig om de methodiek-LH succesvol in de organisatie te laten landen?

De korte evaluatieve enquête bestond uit vijf open vragen, ontleend aan het evaluatiemodel van Kirkpatrick (2006) reactie, leren, transfer en resultaat. Daaruit bleek dat de deelnemers erg enthousiast waren over de workshops en vooral de interactie erg waardeerden. Nog belangrijker was dat, zij aangaven zich beter uitgerust te voelen om in de toekomst een LH uit te kunnen voeren. Verdere verspreiding van de methodiek Learnining History binnen de gemeente is nog wel nodig.

De Gemeente Amsterdam is, in termen van Vermaak & De Caluwé (2019), te typeren als een geel/blauwe organisatie. De methode Learning History is een lerende (groene) benadering, waarbij het vooraf niet mogelijk is om duidelijke resultaten aan te wijzen. Daarom is het belangrijk om bij het gebruik van Learning History, vooraf met de opdrachtgever in gesprek te gaan over de meerwaarde voor zijn/haar vraagstuk. Bij toekomstige gebruik van Learning History, is het belangrijk om vraagstukken zodanig te reframen ze ervoor geschikt zijn.

Het is belangrijk dat zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer zich ervan bewust zijn dat LH een hoge mate van groepsveiligheid vraagt. Als deelnemers zich niet veilig voelen om zich openlijk uit te spreken dan zijn magere en oppervlakkige (leer)opbrengsten het gevolg. Learning History kan voor vele vraagstukken ingezet worden. Afhankelijk van hoe lang je wil terugkijken in de tijd, hoe groot of klein je het onderzoek wil maken en op welk niveau (concern, afdeling of teamniveau) je het inricht. De scope en de lengte bepaalt de benodigde tijdsinvestering. Grote en complexe vraagstukken zoals de LH GGW (2020/2021) kosten veel tijd, maar gaven ook inzicht in factoren die je normaal gesproken niet gemakkelijk blootlegt. Dit zou voor veel grotere projecten met veel stakeholders interessant kunnen zijn.

Literatuur

Boonstra, J.J. (2000). Lopen over water. Over dynamiek van organiseren, vernieuwen en leren. Vossiuspers AUP, Amsterdam, 2000.

Kirkpatrick, D. L., & Kirkpatrick, J. D. (2006). Evaluating training programs (3rd ed.). San Francisco, CA: Berrett- Koehler.

Roelofs, E. (2011). Tien lessen in leren. Competentiecentrum Transities en TNO. 1^e druk. Uitgeverij: Nieuw Akademia.

Vermaak, H. & De Caluwé, L. (2019, derde geheel herziende editie). Leren en veranderen. Kennis voor veranderaars in opleiding en praktijk Deventer: Management Impact.