Factureren naar de HvA

Gegevens op de factuur

Vermeld op je factuur:

1. Een referentienummer:
   • een HvA-kostenplaats, of
   • een HvA-WBS-element, of
   • een HvA-ordernummer;
2. De naam van de contactpersoon: meestal betreft dit de HvA-medewerker die de bestelling plaatst of opdracht geeft;
3. Onderstaand adres (alleen voor factuur, niet voor aflevering):
   Hogeschool van Amsterdam
   t.a.v. Crediteurenadministratie
   Postbus 516
   1000 AM Amsterdam
4. Je BSN en geboortedatum (alleen als je een eenmanszaak hebt, in Nederland woont en geen btw in rekening brengt, bijvoorbeeld doordat je onder de Kleineondernemersregeling valt of vrijgesteld bent van btw).

De factuur moet altijd voldoen aan de wettelijke eisen zoals vermeld bij de Belastingdienst.

Indienen van de factuur

Sinds eind 2024 zijn wij overgestapt op een nieuw bestelsysteem via SAP. Wij werken daarom bij grote voorkeur samen met leveranciers via het SAP Business Network.

Er zijn echter nog steeds 3 manieren om de factuur in te dienen:

1. Factuur via SAP Business Network (voorkeur)
   Via een gratis account kun je als leverancier met de HvA samenwerken via het SAP Business Network. Binnen dit systeem kun je een inkooporder omzetten naar een factuur. Werk je via het SAP Business Network, dan is dit handig om te weten:
   • Stuur geen aparte PDF meer per e-mail, alles verloopt via het systeem;
   • Vul bij je bedrijfsprofiel het KvK-nummer in onder 'commerciële identificatie'.
2. E-factuur via bijvoorbeeld Peppol
   Kun je niet via het SAP Business Network werken, dan ontvangen wij de factuur graag elektronisch. Controleer of je boekhoudprogramma e-facturatieberichten (XML) kan versturen. Je boekhoudprogramma-leverancier kan je dit vertellen.
   Als je programma een koppeling heeft met Peppol, of je boekhoudprogramma-leverancier is aangesloten op Peppol via een provider zoals Storecove, kun je e-facturen versturen via het Peppol-netwerk. Bezoek de website van Peppol voor een overzicht van providers.
   Belangrijk: ook hier geldt: stuur geen aparte pdf meer per mail, alles verloopt via het systeem.
   
   Gegevens voor e-facturatie aan de HvA
   Naam: Hogeschool van Amsterdam
   Btw-nummer: NL815291152B01
   KvK-nummer: 34215054
3. Factuur versturen per mail
   Mocht het niet anders kunnen, dan kun je de factuur versturen per mail. Dat werkt zo:
   • Ons bestelsysteem SAP Ariba stuurt je een mail met de opdracht in pdf-formaat. Deze neem je in behandeling door de orderbevestiging, inclusief verzend- of bezorgkosten, te sturen naar inkoop@hva.nl;
   • Verstuur je factuur tijdig, in pdf-formaat aan digifactuur@hva.nl  en vermeld daarop: Hogeschool van Amsterdam. T.a.v. Crediteurenadministratie , PO nummer [4800...], Postbus 516, 1000 AM  Amsterdam (adres voor facturatie, niet voor aflevering);
   • Nadat je de order per mail hebt bevestigd krijg je 3x een geautomatiseerde herinnering, die kun je negeren.

Vragen?

Heb je vragen over SAP Business Network? Kijk hier

Heb je vragen over je factuur? Neem dan contact op met:

Servicedesk Administratief Centrum (AC)
E-mail: servicedesk-ac@hva.nl
Telefoon: +31 20 525 14 04