“Gebruiksstatistieken dragen bij aan adequaat ruimtebeheer”

Inzicht hebben in de huidige drukte op elke locatie, nagaan of er voldoende ruimte is in een bepaalde studiezaal? Het is mogelijk. De Bibliotheek werkt met studiepleksensoren en bezoekerstellers, waardoor de live-bezetting van de bibliotheeklocaties inzichtelijk is geworden. In combinatie met de openingstijden helpt het studenten een geschikte studie-plek te vinden. Anne-Francesca Bossaert, Product Owner Learning Spaces, vertelt over het ontwikkelproces en de mogelijkheden van de technologie.

“‘Hoe kunnen we de bezoekers van de Bibliotheek zo informeren en faciliteren dat ze hier prettig en efficiënt kunnen werken?’ – dat is het uitgangspunt van het project ‘Studieplekken met sensor’. In samenwerking met specialisten van Facility Services en ICT Services heeft de Bibliotheek een aantal pilots gedraaid, waarbij de technische specificaties en AVG-eisen zijn onderzocht. Verder is een beheermodel bedacht om te kijken hoe een betaalbaar en beheersbaar sensorsysteem kon worden ingericht. Na een Europese aanbesteding, die gewonnen werd door Officebooking, heeft deze leverancier in twee weken tijd ruim 3.500 sensoren op de studie-plekken aan de UvA geplaatst”, legt Anne-Francesca Bossaert uit.

Drukte voorspellen

“De drukte-indicatoren betekenen nu vooral gemak en service voor studenten. In de nabije toekomst kan de Bibliotheek het systeem verfijnen. Denk dan niet alleen aan de bezetting per locatie, maar ook aan de bezetting van het type studieplek, bijvoorbeeld hoeveel individuele studieplekken of samenwerkplekken er per locatie beschikbaar zijn. Een volgende stap is dat we een indicatie van de verwachte drukte geven”, stelt Anne-Francesca Bossaert. "Gaan studenten andere keuzes maken op basis van deze nieuw beschikbare informatie? Beslissen zij om op de Science Park Campus te gaan studeren wanneer de applicatie toont dat er daar veel studie-plekken vrij zijn? Dat gaat de Bibliotheek de komende tijd onderzoeken."

De Universiteit van Amsterdam loopt hiermee voorop, vanwege de schaal en de techniek van het sensorsysteem. Bovendien speelt de Bibliotheek met de druk-te-indicatoren in op de vraag van studenten en is alles afgestemd met de Centrale Studentenraad (CSR). “We hebben regelmatig contact met de CSR om optimaal te kunnen aansluiten bij de behoeften van studenten en om ontwikkelingen te bespreken.”

Datagedreven werken

Anne-Francesca Bossaert: “Voor de organisatie van de ruim 5.000 studieplekken is het een zegen dat we kunnen verbeteren op basis van data. Meten is weten. We krijgen met de sensoren veel inzicht in welke plekken populair zijn en welke minder, of de vraag naar een bepaald type plek overeenkomt met het aanbod en of de openingstijden aansluiten bij het gebruik. Gebruiksstatistieken dragen bij aan een adequaat ruimtebeheer."

Voor de organisatie van de ruim 5.000 studieplekken is het een zegen dat we kunnen verbeteren op basis van data

Het is essentieel voor de bedrijfsvoering en ontwikkeling dat de Bibliotheek over accurate data beschikt bij het beheer van kostbare en populaire voorzieningen, zoals studieplekken. Veranderingen en vernieuwingen moeten worden onderbouwd met data om duurzaam gebruik te bevorderen.

De oppervlakte van studievoorzieningen bij de UvA bedraagt circa 12.000 m2. De sensordata geven een gedetailleerd inzicht in de benutting per (type) plek, zaal, gebouw, campus en instelling, over elke periode. Hiermee kan op basis van rapportages een match worden gemaakt tussen de vraag naar studieplekken en het aanbod, en weten we hoeveel zalen of gebouwen we moeten openstellen. Anderzijds geeft het mogelijkheden om, in rustige periodes, ruimtes in te zetten voor onderwijs. “In een volgende stap wordt aan de hand van deze gebruiksstatistieken getoetst of de UvA-norm gehandhaafd kan blijven, namelijk één studieplek per zeven studenten.”

Veranderend ruimtegebruik ondersteunen

De sensordata bieden mogelijkheden om de dienstverlening te veranderen van 'just in place' naar 'just in time'. Hierdoor kan de Bibliotheek efficiënter gebruikmaken van de beschikbare ruimte en deze aanbieden als projectruimte, vergaderruimte en/of studiezaal. Het doel is niet per se om meer studieplekken te creëren. “De Bibliotheek is op zoek naar de juiste mix qua type plekken, van grote studiezalen voor individueel studeren tot projectruimtes voor samenwerken. Het gaat erom te voorzien in de behoefte van de gebruiker op een bepaald moment. Soms willen studenten geconcentreerd werken in een muisstille ruimte, op een ander moment wil men samenwerken en hardop kunnen praten”, deelt Anne-Francesca Bossaert.

In samenwerking met Bureau Onderwijs-logistiek (FS-BOL) stemt de Bibliotheek af of en wanneer studiezalen ingezet kunnen worden als blended onderwijsplekken of toetsplekken. Ook omgekeerd, of onderwijs-zalen ingezet kunnen worden als studie-plek. Inmiddels is het project gedeeld in de SURF Smart Campus community, hebben diverse hogescholen en universiteiten de studieplekken bezocht en is het project toegelicht in een podcast van SURF.